Control horario – Marco legal.

Marco legal del control horario

Desde mayo de 2019, fichar en el trabajo dejó de ser cosa exclusiva de las fábricas o de ciertos sectores. Hoy, cualquier empresa (grande o pequeña, presencial o en remoto) está obligada por ley a registrar la jornada de sus trabajadores. Y no se trata de una recomendación, sino de un mandato claro: el Real Decreto-Ley 8/2019 lo dejó negro sobre blanco en mayo de 2019.

Fichar no es opcional

Desde entonces, todas las compañías deben llevar un control diario del horario de cada empleado. Eso incluye la hora exacta de entrada y salida, sin importar si se trabaja a jornada completa o parcial. Es un sistema pensado para garantizar derechos, evitar abusos y dar transparencia a las relaciones laborales. Y sí, el registro debe poder consultarse en caso de inspección.

El papel no vale: todo debe ser digital

Uno de los puntos clave es que el sistema de registro tiene que ser digital. Nada de hojas de papel o métodos manuales que puedan alterarse fácilmente. La normativa exige que sea seguro, trazable y, sobre todo, inalterable. Cualquier modificación debe dejar constancia mediante un registro de auditoría. En resumen: si alguien cambia un dato, tiene que quedar claro quién lo hizo, cuándo y por qué.

Qué debe incluir el registro

Cada jornada laboral registrada debe contener tres datos básicos: la fecha, la hora de entrada y la de salida. A esto se suma el total de horas trabajadas y, si corresponde, las horas extraordinarias. Algunas empresas, además, entregan un resumen mensual junto con la nómina, lo que facilita al empleado llevar el control y detectar posibles errores.

Accesible para quien lo necesite

La legislación también establece quién puede consultar estos registros. Además del propio trabajador, deben poder acceder sus representantes legales (como los sindicatos) y, por supuesto, la inspección de trabajo. Y no vale con tener los datos guardados en un cajón: el acceso debe ser inmediato y, a poder ser, remoto.

Guardar los datos durante cuatro años

Otro detalle importante: los registros deben conservarse durante al menos cuatro años. Durante ese tiempo, deben mantenerse en formato digital, bien organizados y siempre disponibles ante una posible inspección o reclamación.

También para quienes teletrabajan

Con el auge del trabajo remoto, era inevitable que la ley también se adaptase. El sistema de registro debe funcionar tanto si el empleado está en la oficina como si trabaja desde casa, con turnos flexibles o móviles. No importa el dónde, lo importante es que el sistema sea fiable y refleje la realidad del tiempo trabajado.

Protección de datos y respeto a la privacidad

Como era de esperar, estos registros también deben cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD). Solo pueden usarse con fines laborales y no pueden invadir la privacidad de los empleados.

¿Y si no se cumple?

Las sanciones por no cumplir con el registro horario no son precisamente simbólicas. Las multas pueden ir desde los 60 euros por infracciones leves hasta los 187.515 euros en los casos más graves.

• Infracción leve: hasta 625 €.
• Infracción grave: hasta 6.250 €.
• Infracción muy grave: hasta 187.515 €.

Cada infracción puede aplicarse por trabajador afectado, lo que multiplica considerablemente las posibles multas en empresas con múltiples empleados.

Lo que viene: más control, más digitalización

Y ojo, porque la normativa no se queda ahí. Se espera una vuelta de tuerca más: el sistema de registro horario deberá ser no solo digital, sino también interoperable con la inspección de trabajo. Eso significa que esta podrá consultar los datos en tiempo real, algo que va en línea con la futura reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales.

Resumen general de obligaciones